النظام الداخلي للمؤتمر العربي للتسميات الجغرافية  

أولاً -  التمثيل ووثائق التفويض

المادة 1: يمثل كل دولة مشاركة في المؤتمر ممثل مفوض. وفي حال تعيين اكثر من ممثل واحد، يسمى أحد هؤلاء رئيساً للوفد. ويمكن ان يتألف كل وفد من ممثلين مناوبين ومستشارين وخبراء حسب الإقتضاء.

المادة 2: تقدم وثائق تفويض الممثلين واسماء الممثلين المناوبين والمستشارين والخبراء إلى رئيس الهيئة في موعد أقصاه 24 ساعة بعد افتتاح المؤتمر إن أمكن. وتصدر وثائق التفويض إما عن رئيس الدولة أو رئيس الحكومة أو وزير الخارجية.

المادة 3: تعين في بداية المؤتمر لجنة لوثائق التفويض مؤلفة من خمسة أعضاء يعينهم المؤتمر بناء على اقتراح الرئيس. وتفحص اللجنة وثائق تفويض الممثلين وتقدم تقريرها دون إبطاء.

المادة 4: في حال الإعتراض على مشاركة وفد ما في المؤتمر، يجوز لذلك الوفد أن يشارك بصورة مؤقتة ريثما يبت في مسألة الإعتراض.

ثانياً – جدول الأعمال

المادة 5: جدول الأعمال المؤقت للمؤتمر هو جدول الأعمال المؤقت الذي تضعه الهيئة العامة ويتم إبلاغه إلى الحكومات التي يدعوها رئيس الهيئة العامة للمؤتمر إلى المشاركة فيه. ويجوز لأي شخص يمثل دولة مشاركة في المؤتمر أن يقترح إدراج بندٍ ما في جدول الأعمال المؤقت. 

ثالثاً – الهيئة العامة للمؤتمر

المادة 6: ينتخب المؤتمر من بين ممثلي الدول المشاركة رئيساً للمؤتمر ونائبين للرئيس ومقرراً ومحرراً لمدة سنتين تنتهي عند عقد المؤتمر القادم حيث يجري انتخاب هيئة جديدة أو التمديد للهيئة الحالية لمرة واحدة.

المادة 7: يرأس الرئيس الجلسات العامة للمؤتمر. ولا يكون له حق التصويت، وإنما يجوز له أن يعين عضواً من وفده ليصوت بدلاً منه.

المادة 8: إذا تغيب الرئيس عن إحدى الجلسات أو عن جزءٍ منها، يسمي أحد نائبيه ليقوم مقامه. ولنائب الرئيس الذي يتولى الرئاسة ما للرئيس من سلطات وعليه ما على الرئيس من واجبات.

رابعاً - اللجنة المنظمة

المادة 9: تقوم الدولة المضيفة للمؤتمر بتشكيل لجنة لإعداد المؤتمر والإشراف على تنفيذه بالتنسيق مع الهيئة العامة للمؤتمر، ويكون أعضاؤها من بين الموظفين العاملين في المؤسسات الجغرافية في البلد المضيف أو المؤسسات الأخرى ذات الصلة. 

المادة 10: تقوم هذه اللجنة بالإعداد اللوجستي للمؤتمر وتستعين بمن تراه مناسباً للقيام بمهمتها بالطرق الإدارية والقانونية المعمول بها في البلد المضيف

المادة11: يمكن لرئيس اللجنة المنظمة أو ممثله الإدلاء ببيانات شفوية أو خطية بشأن المسائل المدرجة في جدول أعمال المؤتمر في أي جلسة من جلساته. 

خامساً – تصريف الأعمال

المادة 12: تشكل أغلبية الممثلين للدول الأعضاء نصاباً قانونياً في المؤتمر.

المادة 13: يقوم الرئيس، بالإضافة إلى ممارسة السلطات التي تخوله إياها مواد أخرى من هذا النظام الداخلي، بإعلان افتتاح واختتام كل جلسة عامة من  جلسات المؤتمر وإدارة المناقشة في تلك الجلسات وإعطاء الحق في الكلام وطرح المسائل للتصويت وإعلان ما يتقرر بشأنها. ويفصل الرئيس في النقاط النظامية وتكون له، رهناً بهذا النظام الداخلي، السيطرة التامة على الأعمال في المؤتمر.

المادة 14: للرئيس أن يقترح على المؤتمر، أثناء سير المناقشات، إقفال قائمة المتكلمين أو إقفال باب المناقشة. وله أيضاً أن يقترح تعليق أو رفع الجلسة أو تعليق أو تأجيل المناقشة بشأن المسألة قيد البحث. وله أيضاً أن ينبه المتكلم إلى مراعاة النظام إذا لم تكن ملاحظاته ذات صلة بالمسألة قيد المناقشة.

المادة 15: يظل الرئيس في ممارسته لمهامه خاضعاً لسلطة المؤتمروإذا شغر مكانه لأي سببٍ من الأسباب يحل النائب الأول للرئيس مكانه أثناء المؤتمر وللمدة الباقية من السنتين.

المادة 16: خلال مناقشة أي مسألة، يمكن لكل ممثل أن يثير في أي وقت نقطة نظامية ويبت الرئيس في هذه النقطة النظامية فوراً. وللمثل أن يطعن في قرار الرئيس. ويطرح الطعن فوراً للتصويت، ويبقى قرار الرئيس قائماً ما لم تنقضه أغلبية الممثلين الحاضرين المصوتين. ولايجوز للممثل، عندما يثير نقطة نظامية، أن يتكلم في مضمون المسألة قيد المناقشة.

المادة 17: خلال مناقشة أي مسألة، يجوز للممثل أن يقترح تأجيل النقاش بشأن البند قيد البحث. وتعطى الأولوية لكل اقتراح من هذا القبيل. وبالإضافة إلى مقدم الإقتراح، يسمح بالكلام بشأن هذا الإقتراح لممثل واحد مؤيد للإقتراح وممثل واحد معارض له.

المادة 18: خلال سير المناقشة، للرئيس أن يعلن قائمة المتكلمين وأن يعلن إقفالها بموافقة المؤتمر. بيد أنه يجوز للرئيس إعطاء حق الرد لأي ممثل إذا ارتأى أن تقديم بيان بعد إعلانه إقفال القائمة أمر مستوجب. وعند اختتام مناقشة بند ما نظراً لعدم وجود متكلمين آخرين، يعلن الرئيس إقفال باب المناقشة. ويكون لهذا الإقفال نفس أثر الإقفال بموافقة المؤتمر.

المادة 19: يجوز للممثل أن يقترح في أي وقت إقفال باب مناقشة البند قيد البحث سواءً أبدى ممثل آخر رغبته في الكلام أو لم يبد. ولا يسمح بالكلام بشأن هذا الإقتراح لغير متكلمين إثنين يعارضان الإقفال، ثم يطرح الإقتراح للتصويت فوراً.

المادة 20: يجوز للمؤتمر أن يحدد الوقت المسموح به لكل متكلم.

المادة 21: تقدم المقترحات والتعديلات خطياً إلى رئيس الهيئة العامة للمؤتمر الذي يقوم بتعميم نسخ منها على الوفود. وكقاعدة عامة، لا يبحث أي مقترح أو يطرح للتصويت في أي جلسة من جلسات المؤتمر ما لم تعمم نسخ منه على جميع الوفود في موعد لا يتجاوز اليوم السابق للجلسة. على أنه يجوز للرئيس السماح بمناقشة التعديلات أو الإقتراحات الإجرائية والنظر فيها حتى وإن لم تكن قد عممت قط أو لم تعمم إلا في اليوم نفسه.

المادة 22 : لصاحب المقترح أو الإقتراح أن يسحبه في أي وقت قبل بدء التصويت عليه شريطة ألا يكون قد أدخل عليه تعديل. ولأي ممثل أن يعيد تقديم  المقترح أو الإقتراح المسحوب على هذا النحو.

المادة 23 : متى اعتمد مقترح ما أو رفض، لا يجوز إعادة النظر فيه ما لم يقرر المؤتمر ذلك بأغلبية ثلثي الممثلين الحاضرين المصوتين. ولا يسمح بالكلام في اقتراح بإعادة النظر لغير متكلمين اثنين يعارضانه، ثم يطرح الإقتراح فوراً للتصويت.

 سادساً - التصويت

المادة 24 : يكون لكل دولة ممثلة في المؤتمر صوتٌ واحدٌ، وتتخذ قرارات المؤتمر بأغلبية أصوات ممثلي الدول المشاركة في المؤتمر الحاضرين المصوتين

المادة 25: لغرض هذا النظام يقصد بعبارة ’’الممثلين الحاضرين المصوتين‘‘ الممثلون الذين يدلون بأصواتهم إيجاباً أو سلباً. أما الممثلون الذين يمتنعون عن التصويت فيعتبرون غير مصوتين.

المادة26: يصوت المؤتمرعادة برفع الأيدي ولكن لأي ممثل أن يطلب إجراء التصويت بنداء الأسماء. ويجري نداء الأسماء حسب الترتيب الهجائي العربي لأسماء الوفود المشاركة في المؤتمر ابتداءً بالوفد الذي يسحب الرئيس إسمه بالقرعة.

المادة 27: بعد أن يعلن الرئيس بدء عملية التصويت لا يجوز لأي ممثل أن يقطع التصويت إلا لإثارة نقطة نظامية تتعلق بسير عملية التصويت. على أنه  يجوز للرئيس السماح للممثلين بالإدلاء، قبل التصويت أو بعده، ببيانات تعليلاً لتصويتهم. وللرئيس أن يحدد الوقت المسموح به للإدلاء ببيانات التعليل هذه.

المادة 28: يجري التصويت بشكل منفصل على أجزاء مقترحٍ ما إذا طلب ممثل إحدى الدول المشاركة تجزئة المقترح. وتطرح أجزاء المقترح التي تحظى بالموافقة للتصويت عليها مجتمعة، وإذا رفضت جميع أجزاء مقترحٍ ما، يعتبر المقترح مرفوضاً ككل.

المادة 29: عند اقتراح تعديل على مقترح ما يجري التصويت على التعديل أولاً. وإذا اقترح تعديلان أو أكثر على مقترح ما، يصوت المؤتمر أولاً على أبعد تعديل عن مضمون المقترح الأصلي، ثم على التعديل الأقرب منه، وهكذا دواليك حتى تطرح جميع التعديلات للتصويت. إلا أنه حيثما يكون اعتماد تعديل ما منطوياً بالضرورة على رفض تعديل آخر، فإن هذا التعديل الأخير لا يطرح للتصويت. وإذا اعتمد تعديل واحد أو اكثر، يطرح المقترح للتصويت. ويعتبر الإقتراح تعديلاً لمقترح ما إذا كان ينطوي على مجرد إضافة إلى ذلك المقترح أو حذف أو تنقيح لجزءٍ منه.

المادة 30: إذا قدم مقترحان أو أكثر فيما يتعلق بمسألة واحدة، يصوت المؤتمر على المقترحات حسب ترتيب تقديمها، ما لم يقرر خلاف ذلك. وبعد كل تصويت على مقترحٍ ما، للمؤتمر أن يقرر هل سيصوت على المقترح الذي يليه أم لا.

المادة 31: تجرى جميع الإنتخابات بالإقتراع السري، ما لم يقرر المؤتمر خلاف ذلك.

المادة 32:

1.     إذا اقتضى الامر انتخاب شخص واحد او وفد واحد ولم يحصل أي مرشح على الأغلبية المطلوبة في الاقتراع الأول، يجري اقتراع ثان يقتصر على المرشحين الاثنين الحاصلين على أكبر عدد من الأصوات. وإذا انقسمت الأصوات بالتساوي في الإقتراع الثاني، يختار الرئيس أحد المرشحين عن طريق القرعة.

2.     في حالة التعادل في الإقتراع الأول بين المرشحين الحاصلين على ثاني أكبر عدد من الأصوات، يجري اقتراع خاص لغرض خفض عدد  هؤلاء إلى اثنين. وفي حالة التعادل بين ثلاثة مرشحين أو أكثر حاصلين على أكبر عدد من الأصوات، يجرى اقتراع ثانٍ، وإذا تعادلت  النتائج بين أكثر من مرشحين اثنين، يجري خفض العدد عن طريق القرعة.

المادة 33: إذا انقسمت الأصوات بالتساوي بشأن مسألة غير الإنتخابات، يجرى تصويت ثانٍ بعد رفع الجلسة لمدة 15 دقيقة. وإذا أسفر هذا التصويت أيضاً عن تساوي عدد الأصوات يعتبر المقترح مرفوضاً. 

سابعاً – اللغات الرسمية ولغات العمل

المادة 34: لغات المؤتمر الرسمية هي العربية ولغات العمل هي العربية والإنكليزية والفرنسية.

 المادة 35: تترجم الكلمات التي تلقى بأي لغة من لغات العمل  ترجمة شفوية إلى لغات العمل الأخرى.

المادة 36: يجوز لأي ممثل أن يدلي ببيان بلغة غير لغات عمل المؤتمر. وفي هذه الحالة عليه أن يدبر أمر الترجمة الشفوية لكلمته إلى إحدى لغات عمل المؤتمر.

ثامناً – المحاضر

المادة 37:

1.     لا تنشر المحاضر والتسجيلات الحرفية للجلسات.

2.     يتم إعداد وحفظ التسجيلات الصوتية لجلسات المؤتمر واللجان لدى الهيئة العامة للمؤتمر وفقاً للممارسة المتبعة في الامم المتحدة.

3.     تصدر اللجنةالمنظمة للمؤتمر بالتنسيق مع الهيئة العامة للمؤتمر تقريراً نهائياً بأعمال المؤتمر ومقرراته خلال شهر من انتهاء أعماله تودع نسخة منه جامعة الدول العربية والأمانة العامة للأمم المتحدة – المجلس الإقتصادي والإجتماعي وتوزع نسخة أخرى على جميع الدول الأعضاء.

المادة 38: تعقد الجلسات العامة للمؤتمر وجلسات لجانه كجلسات علنية ما لم تقرر الهيئة المعنية وجود ظروف استثنائية تحتم عقد جلسة مغلقة. 

تاسعاً – اللجان

المادة 39: للمؤتمر أن ينشئ ما يلزم من لجان لتأدية مهامه. وتحال البنود المتعلقة بمواضيع متشابهة إلى اللجنة المعنية بذلك النوع من المواضيع. ولا يجوز للجان أن تدرج في جدول الأعمال أي بند بمبادرتها الخاصة. ولأجل ذلك تنشأ بصورة مبدئية اللجان التالية:

1.     لجنة مصطلحات لتوحيد الأسماء الجغرافية

2.      لجنة الأسماء الدخيلة على اللغة العربية

3.     لجنة معاجم الأسماء الجغرافية

4.     لجنة نظم نقل الأسماء الجغرافية

5.     لجنة التعليم والتدريب

6.     لجنة الإحصاءات والتمويل

7.     لجنة النطق بالأسماء الجغرافية

 المادة 40: تتالف كل لجنة من رئيس ونائب للرئيس وأمين سر وعضوين أو أكثر. تنتخب كل لجنة رئيسها ونائب الرئيس وأمين السر. يحل الأعضاء بتراتب أسمائهم مكان أمين السر أو نائب الرئيس ويحل نائب الرئيس مكان الرئيس في حال شغور مركز الرئاسة.

المادة 41: ينطبق النظام الداخلي للمؤتمر على أعمال اللجان حيثما أمكن. وللجان أن تستغني عن الترجمة الشفوية إلى لغة ما.
 

عاشراً – المشاركون الآخرون والمراقبون

  المادة 42: للمثلين الذين تسميهم الكيانات والمنظمات الحكومية العربية الدولية وغير ذلك من الكيانات التي تلقت من الهيئة العامة للمؤتمر دعوة دائمة للإشتراك في دورات وأعمال جميع المؤتمرات العربية المعقودة تحت رعايتها الحق في المشاركة في مداولات المؤتمر ولجانه بصفة مراقب دون التمتع بحق التصويت.

المادة 43: للممثلين الذين تسميهم الوكالات المتخصصة أن يشاركوا، دون التمتع بحق التصويت، في مداولات المؤتمر ولجانه بشأن المسائل الداخلية في نطاق أنشطة تلك الوكالات.

المادة 44: للممثلين الذين تسميهم المنظمات الحكومية العربية الدولية الأخرى المدعوة لحضور المؤتمر أن يشاركوا بصفة مراقب، دون التمتع بحق التصويت، في مداولات المؤتمر ولجانه بشأن المسائل الداخلية في نطاق أنشطة تلك المنظمات.

المادة 45:

1.     للمنظمات غير الحكومية المدعوة لحضور المؤتمر أن تسمي ممثلين يشاركون بصفة مراقب في الجلسات العلنية للمؤتمر ولجانه.

2.  بناءً على دعوة رئيس هيئة المؤتمر المعينة ورهناً بموافقة تلك الهيئة، يجوز لهؤلاء المراقبين الإدلاء ببيانات شفوية بشأن المسائل التي لهم فيها كفاءة خاصة.

 المادة  4646: توزع الأمانة العامة على جميع الوفود البيانات الخطية المقدمة من الممثلين المسمين المشار إليهم في المواد من 42 إلى 45 بالكميات واللغات التي أتيحت بها هذه البيانات للهيئة العامة للشعبة لغرض التعميم، شريطة أن يكون البيان المقدم بإسم أي منظمة غير حكومية متعلقاً بموضوع يكون فيه لهذه المنظمة كفاءة خاصة ومتصلاً بأعمال المؤتمر.

حادي عشر – مكان عقد المؤتمرات وزمانه

المادة 47: يعقد مؤتمر الشعبة العربية للأسماء الجغرافية مرة كل سنتين في مقر جامعة الدول العربية إلا أنه يمكن بقرار من الهيئة العامة  للمؤتمر الموافقة على عقده في أي بلد من البلدان الأعضاء بدعوة رسمية تودع من قبل ممثل البلد المعني لدى الهيئة العامة للمؤتمر.

المادة 48: يجري اختيار مكان عقد المؤتمرات بقرار من الهيئة العامة للمؤتمر استناداً إلى نصوص المواد من 20 إلى 33 من هذا النظام.

ثاني عشر – التعديلات

 المادة 49: يجوز تعديل أية مادة مذكورة أعلاه بقرار يتخذه المؤتمر وفقا للأصول المعمول بها في هذا النظام وذلك بطلب من خمسة أعضاء على الأقل وموافقة الهيئة العامة للشعبة.

نظام المؤتمرات كما أقر من قبل الخبراء العرب في المؤتمر العربي الثالث للأسماء الجغرافية